Welche Clubway-Rolle brauche ich als Abteilungsleiter, Kassenwart, Trainer oder Kursleiter?

Abteilungsleiter und Kassenwart erhalten die Rolle Schatzmeister (Scope: Abteilung); Trainer und Kursleiter die Rolle Coach (ggf. Assistent), Scope Abteilung oder Mannschaft.

Beim TSF Ditzingen sind Vereinsfunktionen in Clubway über feste Rollen abgebildet. Abteilungsleiter und Kassenwart arbeiten mit der Rolle Schatzmeister auf Abteilungsebene — in großen Abteilungen typischerweise pro Untergruppe (z. B. Fußball Jugend, Fußball Aktive). Trainer und Kursleiter nutzen die Rolle Coach (gegebenenfalls als Assistent). Rollen vergibt nur AG Digital — Abteilungen melden Bedarf. Stand 04.07.2026: Rollen sind noch nicht an Abteilungen freigegeben. Funktionsträger arbeiten mit persönlichen Accounts.

Reicht das Mitgliedschaftslevel „aktives Mitglied“, um die Verwaltungsoberfläche oder die Coach App zu nutzen?

Nein — für die Administrationsschnittstelle und die Coach App benötigen Sie die passende Rolle, nicht nur das Mitgliedschaftslevel.

Rolle und Mitgliedschaftslevel sind in Clubway getrennte Konzepte. Das Mitgliedslevel „aktives Mitglied“ steuert vor allem die Sichtbarkeit von Terminen und die Zugehörigkeit zu Gruppen — es erteilt jedoch keine Verwaltungsrechte. Für die Verwaltungsoberfläche im Browser sowie für die Clubway Coach App brauchen Sie eine Funktionsträger-Rolle wie Coach oder Schatzmeister mit den entsprechenden erweiterten Zugriffsrechten.

Was passiert, wenn ich das Mitgliedschaftslevel in meiner Abteilung nicht setze — hat das Auswirkungen auf die Geschäftsstelle?

Kein Einfluss auf GS oder Hauptvereinsbeitrag — nur bei Abteilungsbeitrag und Verbandsmeldung relevant.

Das Mitgliedschaftslevel in der Abteilungsgruppe ist kein Status für die Geschäftsstelle. Auswirkungen gibt es nur bei Abteilungen mit eigenem Abteilungsbeitrag (Level „aktiv“ nötig für Vertragserstellung) und bei Verbandsmeldungen (WLSB über eigene Gruppen wie „Leistungssport“, nicht über Level).

Wann erhalte ich als Abteilung die Rollen Coach/Schatzmeister — und wer vergibt sie?

Rollen vergibt nur AG Digital auf Anfrage; Stand 04.07.2026 noch nicht freigegeben.

Coach-, Assistent- und Schatzmeister-Rollen werden nicht selbst von Abteilungsleitern vergeben. Melden Sie Bedarf an AG Digital. Vor Freigabe klären wir Berechtigungen (u. a. Trainer-Auswahl-Bug). Danach unterstützt AG Digital die Rollenpflege etwa ein- bis zweimal jährlich.

Was ist mein erster Schritt, nachdem die Geschäftsstelle ein neues Mitglied freigeschaltet hat?

Prüfen Sie die Kollektion Ihrer Abteilung — dort erscheinen neue Mitglieder mit noch nicht definiertem Mitgliedslevel.

Sobald die Geschäftsstelle ein neues Mitglied bearbeitet hat, taucht es in der Abteilungskollektion auf. Stellen Sie dort den Filter „Mitgliedslevel nicht definiert“ ein und beim Feld „in den Verein eingetreten“ den Zeitraum „letzte 100 Jahre inkl. aktuelle“. Die tägliche oder wöchentliche E-Mail über Gruppenmitgliedschaftsänderungen dient nur als Zusatzinfo — für die tägliche Arbeit sind die Kollektionen maßgeblich. Optional können Sie unter Ihren Einstellungen E-Mail-Benachrichtigungen für Gruppenänderungen aktivieren.

Wo finde ich die Gruppen-Einstellungen eines Mitglieds und welches Mitgliedslevel setze ich auf Abteilungsebene?

Reiter Gruppen auf der Mitgliedskarte — dort setzen Sie auf Abteilungsebene das Level „aktives Mitglied“.

Öffnen Sie die Mitgliedskarte über die Kollektion oder die Mitgliedersuche und wechseln Sie zum Reiter Gruppen. Das Mitglied sollte in der obersten Abteilungsgruppe verbleiben. Setzen Sie dort das Mitgliedslevel auf „aktives Mitglied“, damit Abteilungstermine für das Mitglied sichtbar werden. Ohne dieses Level sieht das Mitglied keine Termine der Abteilung.

Wie ordne ich ein neues Mitglied einer Mannschaft oder Trainingsgruppe zu?

Über die Mitgliedskarte → Reiter Gruppen → Mitgliedschaft hinzufügen → passende Mannschaft wählen → Level „aktives Mitglied“ setzen.

Die Zuordnung zu Mannschaften oder Trainingsgruppen erfolgt auf derselben Mitgliedskarte im Reiter Gruppen. Wählen Sie die passende Mannschaft und setzen Sie auch hier das Mitgliedslevel auf „aktives Mitglied“, damit Mannschaftstermine sichtbar werden. Gemeinsame Trainingsgruppen mehrerer Mannschaften können als Kombigruppe in der Gruppenstruktur modelliert sein.

Was tue ich, wenn unklar ist, welcher Mannschaft das Mitglied zugehört?

Fragen Sie das Mitglied oder die Erziehungsberechtigten per Clubway-Mail — idealerweise über das Drei-Punkte-Menü → Neue E-Mail.

Bei unklarer Mannschaftszugehörigkeit empfiehlt sich die Kommunikation direkt über Clubway. Der Vorteil: Erziehungsberechtigte können mit angeschrieben werden. Alternativ können Sie ein externes Mailprogramm nutzen; Kontaktdaten finden Sie durch Klick auf das Mitglied. Antworten auf Clubway-Mails gehen an die in der Gruppenanlage hinterlegte E-Mail-Adresse — prüfen Sie ggf. auch den Spam-Ordner.

Soll ich nach der Zuordnung eine Begrüßungsmail an das Mitglied oder die Erziehungsberechtigten verschicken?

Optional ja — eine Begrüßungs-E-Mail über Clubway ist nach der Zuordnung möglich und empfohlen.

Nach erfolgreicher Zuordnung zu Abteilung und Mannschaft können Sie das Mitglied oder die Erziehungsberechtigten willkommen heißen. Textvorlagen stehen unter Kommunikation zur Verfügung. Der Versand ist freiwillig, unterstützt aber einen professionellen Einstieg in den Übungsbetrieb.

Muss ich als Abteilungsleiter einen Abteilungsvertrag anlegen, wenn für die Abteilung Beiträge anfallen?

Nein — Abteilungsverträge legt ausschließlich die Geschäftsstelle an.

Setzen Sie das Mitgliedslevel in einer Abteilung mit Abteilungsbeitrag auf „aktiv“, erscheint das Mitglied bei der Geschäftsstelle auf einer Kollektion zur Vertragserstellung. Als Abteilungsleiter sind Sie für die Gruppenzuordnung und das korrekte Mitgliedslevel zuständig; die Vertragsanlage obliegt der Geschäftsstelle.

Was ist eine Kollektion und warum ist sie für die tägliche Arbeit wichtiger als die E-Mail über Gruppenänderungen?

Eine Kollektion ist eine gefilterte Mitgliederliste — sie ist das zentrale Arbeitsmittel; die E-Mail dient nur als Zusatzbenachrichtigung.

Kollektionen bündeln Mitglieder nach definierten Kriterien (z. B. Mitgliedslevel, Vertragsstatus) und ermöglichen gezieltes Arbeiten im System. Die E-Mail-Benachrichtigung „Änderungen der Gruppenmitgliedschaften“ informiert Sie über Änderungen, ersetzt aber nicht die Kollektion als Arbeitsgrundlage. Für den täglichen Abteilungsbetrieb öffnen Sie die passende Kollektion und bearbeiten die dort gelisteten Mitglieder direkt.

Welche Kollektion nutze ich, um neue Mitglieder ohne definiertes Mitgliedslevel in meiner Abteilung zu finden?

Die Abteilungskollektion mit Filter „Mitgliedslevel nicht definiert“ und beim Feld „in den Verein eingetreten“ dem Zeitraum „letzte 100 Jahre inkl. aktuelle“.

Für jede Abteilung existiert eine entsprechende Kollektion. Dort erscheinen neue Mitglieder, sobald die Geschäftsstelle sie bearbeitet hat. Dies ist Ihr erster Anlaufpunkt, um Neuzugänge zu erkennen und die Gruppenzuordnung vorzunehmen.

Wie finde ich Mitglieder ohne Foto-/Videogenehmigung in meiner Abteilung?

Über Kollektion oder Filter zur Foto-/Videogenehmigung. Die Geschäftsstelle legt die Maske an.

Für Veröffentlichungen im Sportbetrieb brauchen Sie die Foto-/Videogenehmigung (photography_permission). Die Geschäftsstelle richtet eine Kollektion oder einen Filter ein (z. B. fehlende Genehmigung in Ihrer Abteilung). Öffnen Sie die Kollektion regelmäßig. Tun Sie das vor Foto-Veröffentlichungen.

Gibt es Kollektionen für Mitglieder mit Mitgliedslevel „in Kündigung“ in meiner Abteilung?

Ja — je Abteilung gibt es eine Kollektion „Mitgliedslevel in Kündigung“ für die Abwicklung von Austritten mit Abteilungsbeiträgen.

Bei Abteilungen mit Abteilungsbeiträgen setzen Sie das Mitgliedslevel nach Prüfung auf „in Kündigung“ (nicht sofort entfernen). Die Geschäftsstelle nutzt die Kollektion „Mitgliedslevel in Kündigung“, um die Abteilungsverträge zu kündigen. Die finale Bearbeitung erfolgt nach Abrechnung, spätestens zum Jahresende.

Wie aktiviere ich E-Mail-Benachrichtigungen bei Änderungen der Gruppenmitgliedschaften für meine Abteilung und Untergruppen?

Unter Eigene Einstellungen → E-Mail-Benachrichtigungen → „Änderungen der Gruppenmitgliedschaften“ Ihre Abteilung und Untergruppen auswählen.

Die Benachrichtigung informiert Sie über Gruppenzu- und -abgänge per E-Mail (täglich oder wöchentlich). Sie ergänzt die Kollektionen, ersetzt diese aber nicht. Aktivieren Sie die Benachrichtigung für Ihre Abteilung und alle relevanten Untergruppen, damit Sie zeitnah über Änderungen informiert werden.

Wo hinterlege ich die Versandadresse, an die Abteilungsanträge und Benachrichtigungen gehen?

In den Gruppeneinstellungen unter „Versandadresse für E-Mail-Benachrichtigungen“ der Hauptgruppe (z. B. info@…).

Austrittsanträge und andere Gruppenbenachrichtigungen gehen an die in der Hauptgruppe hinterlegte E-Mail-Adresse. Stellen Sie sicher, dass diese Adresse aktuell ist und regelmäßig abgerufen wird. Ergänzend können Sie persönliche E-Mail-Benachrichtigungen in Ihren Einstellungen aktivieren.

Warum erhalten Mitglieder Terminänderungs-Mails manchmal erst mit Verzögerung?

Terminänderungen werden als Digest ca. alle 20 Minuten versendet — nicht sofort nach dem Speichern.

Die Funktion „Mitglieder informieren“ bei Terminänderungen funktioniert zuverlässig, der Versand erfolgt jedoch gebündelt im ca. 20-Minuten-Takt. Zusätzlich muss bei den Empfängern die E-Mail-Benachrichtigung für Terminänderungen vorher eingerichtet sein, und das Feld „Adressen für Mitteilungsempfang“ in den Kommunikationseinstellungen muss befüllt sein.

Ein Mitglied hat über „Gruppe hinzufügen“ meine Abteilung beantragt — wie gehe ich vor?

Wie bei Neumitgliedern: Kollektion prüfen, Mitgliedslevel auf „aktives Mitglied“ setzen und ggf. Mannschaft zuordnen.

Das Mitglied beantragt den Beitritt selbst unter Eigene Einstellungen → Gruppe hinzufügen. Sie sehen das Mitglied anschließend in der Kollektion Ihrer Abteilung — gleicher Ablauf wie bei Neuzugängen über die Geschäftsstelle. Bei Abteilungen mit Abteilungsbeiträgen prüft die Geschäftsstelle nach dem Setzen auf „aktiv“, ob ein Abteilungsvertrag fehlt, und legt diesen an. Für Kinder und Familien gilt derselbe Ablauf.

Wie lege ich eine neue Mannschaft oder Untergruppe in meiner Abteilung an?

Mannschaften und Untergruppen werden in der Gruppenstruktur der Abteilung angelegt — durch Administrator oder Abteilungsleiter mit Schatzmeister-Rolle.

Neue Mannschaften, Trainingsgruppen oder Untergruppen werden innerhalb der bestehenden Abteilungsgruppenstruktur erstellt. Gemeinsame Trainingsgruppen mehrerer Mannschaften können als Kombigruppe modelliert werden. Die Anlage erfordert entsprechende Berechtigungen (Administrator oder Schatzmeister).

Wer darf Mitglieder Mannschaften zuordnen, das Mitgliedslevel anpassen oder aus Mannschaften entfernen?

Personen mit der Rolle Coach oder Schatzmeister — welche Funktionäre diese Rolle erhalten, legt die Abteilung fest.

Die Zuordnung und Verwaltung von Mannschaftsmitgliedern erfolgt über die Mitgliedskarte (Reiter Gruppen) mit Rolle Coach oder Schatzmeister. Typischerweise erhalten Abteilungsleiter, Jugendleiter und Trainer diese Rollen — die konkrete Verteilung ist abteilungsintern zu regeln.

Wo und wie lege ich einen neuen Trainingstermin oder Wettkampf für eine Mannschaft an?

Verwaltung → Termine → Verwaltung → oben die richtige Gruppe wählen → Kalendertag anklicken → Neuer Termin.

Wählen Sie zuerst die passende Gruppe (Mannschaft oder ganze Abteilung). Klicken Sie auf den Kalendertag und legen Sie einen neuen Termin an. Pflichtangaben: Name, Kategorie, Ort, Datum/Dauer. Trainer am Termin hinterlegen. Sichtbarkeit standardmäßig für Gruppe; Vereins- oder öffentliche Sichtbarkeit mit der Geschäftsstelle abstimmen.

Wie erstelle ich eine wöchentliche Terminserie und was bedeutet das Limit von 52 Wiederholungen?

Beim Anlegen „Wiederkehrend“ aktivieren — maximal 52 Wiederholungen; wöchentliche Serien müssen daher typischerweise jährlich zum Saisonwechsel erneuert werden.

Clubway erlaubt bei Serienterminen maximal 52 Wiederholungen. Für wöchentliche Trainings bedeutet das etwa ein Jahr Laufzeit. Planen Sie daher eine jährliche Erneuerung der Serientermine ein — typischerweise zum Saisonwechsel. Bestehende Serientermine können per Kontextmenü kopiert und erneut auf „Wiederkehrend“ gesetzt werden.

Wie gehe ich mit Feiertagen und Ferien bei Serienterminen um, ohne Termine zu löschen?

Einzelne Termine der Serie bearbeiten oder löschen — bei Serienänderungen „nur dieser Termin“ wählen, nicht „dieser und folgende“.

Für einzelne ausfallende Trainingstage (Feiertage, Ferien) bearbeiten oder löschen Sie den betroffenen Einzeltermin der Serie. Wählen Sie bei Serienänderungen die Option „nur dieser Termin“, damit die restliche Serie unverändert bleibt. Zum Löschen mehrerer Ferientermine: Tab Liste → Termine markieren → Funktion auswählen → Ausgewählte löschen.

Soll die Option „Teilnehmerliste für alle sichtbar“ bei Mannschaftsterminen aktiviert sein?

Ja — das Einschalten wird empfohlen.

Mit aktivierter Teilnehmerliste können Mannschaftsmitglieder sehen, wer am Termin teilnimmt. Als Coach sehen Sie Teilnehmer in der Verwaltungsansicht immer — unabhängig von dieser Einstellung. Mitglieder steuern die Sichtbarkeit ihres eigenen Namens über die Datenschutzeinstellungen.

Wie erfasse ich die Anwesenheit am Training im Browser?

Verwaltung → Termin öffnen → Spalte Anwesenheit per Klick setzen.

Öffnen Sie den Termin in der Verwaltungsansicht und setzen Sie die Anwesenheit per Klick in der entsprechenden Spalte. Fehlende Mitglieder können über Mitglied zum Termin hinzufügen ergänzt werden. Die Daten fließen in Statistik und Mitglieder-Aktivitätsübersicht ein.

Welche Mitglieder erscheinen standardmäßig in der Anwesenheitsliste eines Termins?

Nur zu- und abgemeldete Mitglieder — weitere können manuell hinzugefügt werden.

In der Anwesenheitsliste erscheinen zunächst nur Mitglieder, die sich zum Termin zu- oder abgemeldet haben. Sind weitere Teilnehmer anwesend, die nicht angemeldet waren, fügen Sie diese über Mitglied zum Termin hinzufügen hinzu.

Wie dokumentiere ich Anwesenheit in der Coach App per Antippen oder QR-Scan?

In der Coach App: Anwesenheit antippen oder QR-Code der Mitgliedskarte scannen.

Die Clubway Coach App (Installation: https://www.clubway.de/install-coach) ermöglicht die mobile Anwesenheitserfassung. Tippen Sie den Teilnehmer an oder scannen Sie den QR-Code auf der Mitgliedskarte. Die Daten werden automatisch in Statistik und Mitglieder-Aktivitätsübersicht übernommen. Voraussetzung: Rolle Coach mit erweiterten Zugriffsrechten.

Wie verschiebe ich einen Termin und informiere die betroffenen Mitglieder per E-Mail?

Termin bearbeiten → Ort/Datum ändern → „Mitglieder informieren“ aktivieren → speichern.

Öffnen Sie den Termin zur Bearbeitung, ändern Sie Ort und/oder Datum und aktivieren Sie die Option „Mitglieder informieren“. Die Benachrichtigung wird als Digest ca. alle 20 Minuten versendet. Bei Serienterminen wählen Sie, ob die Änderung nur für diesen Termin oder für diesen und folgende gilt.

Was ist der Unterschied zwischen „nur dieser Termin“ und „dieser und folgende Termine“ bei Serienänderungen?

„Nur dieser Termin“ ändert einen Einzeltermin; „dieser und folgende“ wirkt auf den gewählten und alle nachfolgenden Termine der Serie.

Bei Serienterminen fragt Clubway beim Bearbeiten oder Löschen, ob die Änderung nur den aktuellen Termin oder auch alle folgenden betreffen soll. Nutzen Sie „nur dieser Termin“ für Einzelausnahmen (z. B. Feiertage). „Dieser und folgende“ eignet sich, wenn sich ab einem Stichtag dauerhaft etwas ändert (z. B. neuer Trainingsort).

Wie sage ich einen Termin ab und benachrichtige die Teilnehmer?

Rechtsklick → Löschen → Option „Mitglieder informieren“ aktivieren.

Zum Absagen eines Termins nutzen Sie die Löschfunktion im Kontextmenü. Aktivieren Sie „Mitglieder informieren“, damit die Teilnehmer per E-Mail benachrichtigt werden. Bei Serienterminen: nicht „alle folgenden“ auf einmal löschen, wenn nur einzelne Termine ausfallen.

Wie lösche ich mehrere Termine einer Serie auf einmal, ohne „alle folgenden“ zu verwenden?

Tab Liste → gewählte Termine markieren → Funktion auswählen → Ausgewählte löschen.

Für das gleichzeitige Löschen mehrerer Einzeltermine einer Serie wechseln Sie in die Listenansicht. Markieren Sie die betroffenen Termine und nutzen Sie die Massenfunktion „Ausgewählte löschen“. So vermeiden Sie, versehentlich alle folgenden Termine einer Serie zu entfernen.

Wie informiere ich Trainings- oder Wettkampfteilnehmer per E-Mail über einen konkreten Termin?

Über Termine → Termin → Diskussion → Per E-Mail oder SMS senden oder in der Verwaltung: Termin → Als E-Mail senden.

Zwei Wege stehen zur Verfügung: Auf der Mitgliedsseite unter Termine → Termin → Diskussion → „Per E-Mail oder SMS senden“, oder in der Verwaltungsansicht über „Als E-Mail senden“ am Termin. Als Absender können Sie die „Versandadresse für E-Mail-Benachrichtigungen“ der Gruppe wählen. Standardempfänger sind Mitglieder und Erziehungsberechtigte.

Welche Empfängergruppen kann ich beim Versand auswählen (z. B. Teilnehmen, Nicht angemeldet)?

Alle, Teilnehmen, Nimmt nicht teil, Nicht angemeldet und weitere Teilnehmergruppen.

Beim E-Mail-Versand aus einem Termin können Sie gezielt Teilnehmergruppen auswählen — z. B. nur diejenigen, die teilnehmen, oder gezielt die nicht angemeldeten Mitglieder ansprechen. Standardempfänger umfassen Mitglieder und Erziehungsberechtigte.

Welche Clubway-Rolle brauche ich für die Coach App, und wo installiere ich sie (iOS/Android)?

Rolle Coach (o. Ä.) mit erweiterten Zugriffsrechten — Installation unter https://www.clubway.de/install-coach (iOS/Android).

Die Coach App setzt eine Funktionsträger-Rolle mit erweiterten Clubway-Zugriffsrechten voraus — das Mitgliedschaftslevel allein reicht nicht. Die App ist für iOS und Android verfügbar und wird über die genannte Installationsseite bezogen.

Welche Termin-Aufgaben kann ich in der Coach App erledigen (anzeigen, nach Gruppe filtern, anlegen, bearbeiten, kopieren, Mitglieder zuordnen)?

Ja — Termine anzeigen, nach Gruppe filtern, anlegen, bearbeiten, kopieren sowie Mitglieder zu-/abmelden und entfernen.

In der Coach App stehen Ihnen die wesentlichen Terminfunktionen für den Übungsbetrieb zur Verfügung: Übersicht und Filterung nach Gruppe, Anlage einfacher Trainings- und Wettkampftermine, Bearbeitung und Kopie, Zuordnung von Mitgliedern zu Terminen sowie wiederkehrende Termine mit Wiederholungseinstellungen.

Wann muss ich Termine im Browser statt in der Coach App anlegen oder bearbeiten (z. B. kostenpflichtig, Anmeldefrist, Warteliste)?

Bei kostenpflichtigen Terminen (ePayment, Rechnung bei Anmeldung), befristeter Anmeldefrist und Warteliste — die Coach App reicht hier nicht aus.

Für erweiterte Terminfunktionen, die über einfache Trainings- und Wettkampftermine hinausgehen, ist der Browser erforderlich. Dazu gehören kostenpflichtige Termine, Anmeldefristen, Wartelisten sowie weitere Einstellungen aus den Tabs Anmeldung, Sichtbarkeit, Zahlungsinformationen und Zusatzfelder.

Welche Termin-Einstellungen sind nur im Browser verfügbar (Anmeldung, Sichtbarkeit, Zahlungen, Zusatzfelder, Serien-Massenänderungen)?

Vollständige Tabs für Anmeldung und Sichtbarkeit, Zahlungsinformationen, Zusatzfelder, Karten-Modul, Anmeldelink/QR teilen sowie Massenfunktionen für Serientermine.

Der Browser bietet den vollen Funktionsumfang der Terminverwaltung. Dazu zählen alle erweiterten Einstellungs-Tabs, das Karten-Modul, das Teilen von Anmeldelinks/QR-Codes sowie Massenfunktionen wie gleichzeitiges Bearbeiten, Verschieben in andere Gruppen und das Markieren/Löschen von Serienterminen in der Listenansicht.

Wie nutze ich in der Coach App den Termin-Kommentar-Chat und interne Kommentare bei der Anwesenheit?

Termin-Kommentar-Chat direkt am Termin; interne Kommentare über Anwesenheit bearbeiten → interner Kommentar (nur für Verantwortliche sichtbar).

In der Coach App steht ein Kommentar-Chat am Termin zur Verfügung — für die Kommunikation mit Teilnehmern. Interne Kommentare bei der Anwesenheit (z. B. Leistungsnotizen) sind nur für Verantwortliche sichtbar und werden über die Anwesenheitsbearbeitung hinterlegt.

Wie erfahre ich, dass ein Mitglied aus meiner Abteilung austreten möchte?

Per E-Mail-Benachrichtigung an die Gruppenadresse — dafür Benachrichtigungen in den Einstellungen aktivieren.

Das Mitglied beantragt den Austritt unter Persönliche Informationen → Mitgliedschaften bearbeiten. Der Antrag geht per E-Mail an die in der Hauptgruppe hinterlegte Adresse (z. B. info@…). Aktivieren Sie die E-Mail-Benachrichtigung „Änderungen zur Gruppenmitgliedschaft“ in Ihren persönlichen Einstellungen. Alternativ können Sie Austrittswünsche auch außerhalb von Clubway entgegennehmen und die Mitgliedschaft manuell anpassen.

Kann ich offene Austrittsanträge im System finden, ohne auf eine E-Mail zu warten?

Noch offen / bei Clubway in Klärung — derzeit primär über E-Mail oder manuelle Bearbeitung.

Wie offene Anträge auf Gruppenaustritt im System ohne E-Mail gefunden werden können, ist derzeit noch nicht abschließend geklärt. Als Workaround nutzen Sie die E-Mail-Benachrichtigung oder nehmen Austrittswünsche außerhalb von Clubway entgegen und passen die Mitgliedschaft manuell an. Unter Mitglieder → Änderungen lassen sich Gruppenbewegungen einsehen — dies eignet sich eher zur Fehlersuche, nicht als Ersatz für eine Antragsübersicht.

Was tue ich bei Abteilungen mit Abteilungsbeiträgen — Mitglied sofort entfernen oder auf „in Kündigung“ setzen?

Auf „in Kündigung“ setzen — nicht sofort aus der Gruppe entfernen.

Bei Abteilungen mit Abteilungsbeiträgen setzen Sie nach Prüfung des Austrittswunsches das Mitgliedslevel auf „in Kündigung“. Die Geschäftsstelle kündigt die Abteilungsverträge über die Kollektion „Mitgliedslevel in Kündigung“. Die finale Bearbeitung erfolgt nach Abrechnung, spätestens zum Jahresende. Wurde der Vertrag vom Mitglied direkt gekündigt, informiert die Geschäftsstelle den Abteilungsleiter — dieser passt die Gruppenmitgliedschaft entsprechend an.

Was muss ich vor der endgültigen Genehmigung eines Abteilungsaustritts prüfen?

Aus Trainingsgruppen/Mannschaften/Untergruppen entfernen und sonstige Verpflichtungen klären (Schlüssel, Trikots, Materialien, Verbandsmeldungen).

Vor der endgültigen Genehmigung stellen Sie sicher, dass das Mitglied aus dem aktiven Übungsbetrieb genommen wurde und alle offenen Verpflichtungen geklärt sind. Erst nach Klärung aller Punkte genehmigen Sie die Austrittsanfrage — in Verbindung mit der Vertragskündigung durch die Geschäftsstelle bei Beitragsabteilungen.

Wie führe ich eine Warteliste für meine Abteilung (z. B. Schwimmen) in Clubway?

Zwei Varianten möglich — Entscheidung pro Abteilung mit der Geschäftsstelle.

Es gibt keinen eigenen Mitgliedschafts-Status „Warteliste“.

Variante A (Kurs): Sie legen einen öffentlichen Kurs an, setzen das Teilnehmerlimit auf 0, erlauben die Warteliste und verzichten auf Termine. Interessierte melden sich so an, ohne der Abteilungsgruppe beizutreten und ohne Abteilungsbeitrag, solange sie noch nicht regulär aufgenommen sind.

Variante B (Gruppe): Sie legen eine eigene Gruppe „Warteliste“ an, ordnen das Mitglied dort zu und setzen das Level „aktiv“. Als Beginn der Wartezeit dient das Gruppenbeitrittsdatum.

Dokumentiert Clubway die Wartezeit eines Mitglieds auf der Warteliste automatisch?

Bei Variante B (Gruppe): ja — über das Gruppenbeitrittsdatum. Bei Variante A (Kurs): über Kursanmeldung/Wartelistenposition.

Bei der Gruppen-Variante dokumentiert das Gruppenbeitrittsdatum den Beginn der Wartezeit. Bei der Kurs-Variante gilt die Anmeldung am öffentlichen Wartelisten-Kurs. Welche Variante Ihre Abteilung nutzt, ist mit der Geschäftsstelle abzustimmen.

Gibt es Wartelisten an einzelnen Mannschaftsterminen — und wie funktionieren sie?

Termin-Wartelisten sind in Clubway grundsätzlich möglich — der konkrete Workflow für Mannschaftstermine ist noch offen / bei Clubway in Klärung.

Wartelisten an einzelnen Terminen sind in Clubway technisch vorgesehen. Für Abteilungswartelisten stehen die Varianten öffentlicher Kurs oder eigene Gruppe zur Wahl (s. oben). Mannschaftstermin-Wartelisten sind noch in Klärung.

Steuern Mitglieder selbst, ob ihr Name in Teilnehmerlisten sichtbar ist?

Ja — über die Datenschutzeinstellungen in den persönlichen Einstellungen.

Mitglieder können in ihren Datenschutzeinstellungen steuern, ob ihr Name in Teilnehmerlisten für andere sichtbar ist. Die Option „Teilnehmerliste für alle sichtbar“ am Termin ermöglicht grundsätzlich die Einsicht — der einzelne Name kann jedoch vom Mitglied ausgeblendet werden.

Sehe ich als Coach alle Teilnehmernamen, auch wenn Mitglieder sie in den Datenschutzeinstellungen ausblenden?

Ja — in der Verwaltungsansicht sehen Coaches die Teilnehmer immer, unabhängig von den Datenschutzeinstellungen.

Als Coach mit Verwaltungszugriff haben Sie in der Verwaltungsansicht stets Einsicht in alle Teilnehmernamen. Die Datenschutzeinstellungen der Mitglieder betreffen die Sichtbarkeit für andere Mitglieder in der Teilnehmerliste — nicht Ihre Ansicht als Verantwortlicher.

Was passiert beim E-Mail-Versand an Teilnehmer, wenn Namen in den Datenschutzeinstellungen ausgeblendet sind?

Noch offen / bei Clubway in Klärung — vermutlich erscheinen Empfänger als „Name ausgeblendet“.

Wie sich ausgeblendete Namen beim E-Mail-Versand an Teilnehmergruppen auswirken, ist derzeit noch nicht abschließend geklärt. Nach aktuellem Kenntnisstand erscheinen betroffene Empfänger möglicherweise als „Name ausgeblendet“. Der E-Mail-Versand an die Teilnehmer funktioniert unabhängig davon — die Darstellung der Namen in der Empfängerliste ist der offene Punkt.

Kann ich als Trainer den Notfallkontakt eines Mitglieds im Browser oder in der Coach App einsehen?

Nein — derzeit nicht möglich, weder im Browser noch in der Coach App.

Für Trainer mit der Rolle Assistent besteht aktuell keine Möglichkeit, den Notfallkontakt eines Mitglieds einzusehen. Dies gilt sowohl für die Browser-Verwaltung als auch für die Coach App. Das Thema ist als offener Punkt dokumentiert und bei Clubway in Klärung.

Gibt es einen praxistauglichen Mannschafts-Verteiler für Sammelmail ohne Terminbezug?

Nein — derzeit kein praxistauglicher Mannschafts-Verteiler; Workarounds nutzen.

Ein dedizierter Mannschafts-Verteiler für Sammelmail ohne Terminbezug ist aktuell nicht verfügbar. Eine Anfrage an Clubway läuft. Als Workaround können Sie eine E-Mail über einen Mannschaftstermin versenden oder unter Verwaltung → Kommunikation → Mitteilungen → Neue E-Mail jeden Empfänger einzeln suchen.

Wie füge ich einen weiteren Trainer zu einem Termin hinzu — und warum erscheinen in der Auswahl falsche Personen?

Bekannter Bug: Dropdown zeigt Personen außerhalb der eigenen Gruppe — Workaround: Admin setzt Trainer.

Ein Trainer (Rolle Assistent) kann unter Verwaltung → Termine → Verwaltung einen weiteren Trainer hinzufügen. Bekannter Bug (04.07.2026): In der Auswahl erscheinen Personen außerhalb der eigenen Gruppe. Erwartet: nur Coach, Schatzmeister und Assistent derselben Gruppe. An Clubway-Support gemeldet. Workaround: Termin-Trainer durch Administrator (AG Digital) setzen lassen.

Gibt es Teilnehmerbegrenzung, Warteliste und Anmeldefrist an Mannschaftsterminen?

Noch offen / bei Clubway in Klärung — technisch in Clubway grundsätzlich möglich, Workflow für Mannschaftstermine beim TSF noch nicht definiert.

Teilnehmerbegrenzung, Warteliste und Anmeldefrist an Terminen sind in Clubway grundsätzlich vorgesehen. Wie diese Funktionen an Mannschaftsterminen im TSF-Übungsbetrieb genutzt werden sollen, ist jedoch noch nicht abschließend geklärt. Für die Terminerstellung im Browser stehen erweiterte Anmeldeoptionen zur Verfügung; die Coach App reicht für diese Einstellungen nicht aus.